Ausschreibung, Druck und Versand – erfolgreich planen und umsetzen
14. April 2026, 9:30 - 17:00
Von der Vorbereitung bis zur Vergabe: Praxiswissen und echte Projekterfahrungen
Ausschreibungen im Bereich Druck, Versand und Porto gehören zu den anspruchsvollsten Aufgaben in der Dokumentenlogistik – sowohl für Unternehmen als auch für die öffentliche Hand.
Das Seminar vermittelt praxisnah, wie Sie Ausschreibungen professionell planen, rechtssicher formulieren und wirtschaftlich umsetzen. Sie erfahren, wie Sie Leistungen und Qualitätskriterien klar definieren, Fallstricke vermeiden und faire Wettbewerbsbedingungen schaffen.
Ein Schwerpunkt liegt auf der Ausschreibung kombinierter oder hybrider Leistungen – also der intelligenten Verbindung von physischem und digitalem Versand.
Der Nachmittag bietet konkrete Einblicke in zwei erfolgreiche Ausschreibungsprojekte aus der Praxis:
Ein Großversender der Versicherungsbranche und ein IT-Unternehmen berichten offen über Herausforderungen, Lösungswege und Lessons Learned.
Agenda
Vormittag: Theorie und Grundlagen
Ausschreibung von Dienstleistungen im Bereich Porto, Druck und Versand
- Unterschiede zwischen öffentlicher Hand und Privatwirtschaft
- Rechtliche Rahmenbedingungen und Vergabepraxis
- Aufbau und Struktur eines Leistungsverzeichnisses
- Kündigungs- und Verlängerungsmechanismen in Dienstleistungsverträgen
- Qualitätskriterien und Bewertungsmodelle (SLA, Fehlerquoten, Performancekennzahlen)
- Trennung oder Integration von Druck und Versand – Entscheidungskriterien
- Hybridausschreibungen: Kombination physischer und digitaler Versandwege
- Steuerung, Vertragscontrolling und Nachverfolgung von Dienstleistungsverträgen
Mittagspause
Nachmittag: Praxis und Erfahrungsaustausch
- Zwei Vorträge – Business Cases und Praxisbeispiele
- Offene Diskussion und Erfahrungsaustausch mit den Referenten
- Gemeinsame Ableitung von Erfolgsfaktoren für eigene Ausschreibungsprojekte
Praxisvortrag 1 – Ausschreibung von Druck- und Versanddienstleistungen bei einem Großversender in der Versicherungsbranche
Referent: Frank T. Eckart, AXA Konzern AG
- Ausgangssituation: hoher Postausgang, heterogene Systeme, steigende Kosten, BCM, mangelnde Nachhaltigkeit, Erfordernis der Erneuerung des Maschinenparks
- Zielsetzung: Bündelung von Druck- und Versandleistungen, Reduktion der Prozesskosten, Verbesserung der Transparenz, tragfähiges BCM-Konzept, empfängernaher, nachhaltiger Druck, Closed Loop
- Vorgehensweise: Intensive Marktbeobachtung
- Erstellung einer Ausschreibung mit detailliertem Pflichtenheftes unter Berücksichtigung von Compliance- und Datenschutzvorgaben
- Definition von Qualitäts- und Servicestandards und Vorgabe zu erreichender Nachhaltigkeit
- Verlagerung der Poststeuerung (Postoptimierung, Frankierung und Konsolidierung) zum Dienstleister
- Weiterführung der 2-Lieferantenstrategie beim Postversand
- Durchführung mehrerer Anbieterrunden (Beauty-Contest)
- Ergebnisse und Lerneffekte:
- Deutliche Effizienzsteigerung
- Verbesserte Steuerbarkeit der Dienstleister
- Entlastung der eigenen IT
- Kosteneinsparung bei Lizenzen
- Dezentraler Druck am mehreren Standorten gewährleistet BCM bei gleichbleibender Qualität
- Einführung eines einheitlichen Reporting- und KPI-Systems
- Empfehlungen für zukünftige Ausschreibungen
Praxisvortrag 2 – Ausschreibung von Backup- und Datensicherungsleistungen bei Systemausfällen
Referent: Michael Kramm, SIGNAL IDUNA
- Ausgangslage: kritische IT-Infrastruktur mit hohem Dokumentenaufkommen
- Zielsetzung: Absicherung des laufenden Betriebs bei Ausfällen, Minimierung von Datenverlust und Ausfallzeiten
- Vorgehensweise:
- Ausschreibung eines externen Backup-Dienstleisters
- Definition von Leistungs- und Wiederanlaufzeiten (RTO/RPO)
- Vertragsgestaltung mit abgestuften Service-Levels und Eskalationsmechanismen
- Berücksichtigung von Datenschutz / IT- Security-Anforderungen
- Netzwerkanbindung
- Art der Datenüberhabe (Rohdsten oder fertige Druckdazen)
- Vorgaben für Briefdienstleister und Portorabattierung
- Ergebnisse und Erkenntnisse
- Stabile Backup-Strategie mit klaren Verantwortlichkeiten
- Höhere Ausfallsicherheit und Nachvollziehbarkeit der Datenflüsse
- Best-Practice-Übertragung auf andere IT-gestützte Dokumentenprozesse
Zielgruppe
- Fach- und Führungskräfte aus Poststellen, Scanzentren, Dokumentenlogistik und Outputmanagement
- Verantwortliche aus Einkauf, Vergabe und Vertragsmanagement
- Mitarbeitende der öffentlichen Hand, Großversender und Druckdienstleister
- Teilnehmende der DVPT-Ausbildung Fachkraft für Post- und Dokumentenlogistik
Seminarablauf
- Beginn: 9:30 Uhr
- Ende: ca. 17:00 Uhr
Seminarort
- Online via Microsoft Teams
- Alternative Veranstaltungsformen auf Anfrage möglich
Referent
Stephan Litzinger ist gelernter Groß- und Außenhandelskaufmann und verfügt zusätzlich über eine handwerkliche Ausbildung. Seit über 25 Jahren ist er in der ITK-Branche tätig, davon mehr als 15 Jahre in der Informationslogistik. Seit 2005 ist er beim DVPT e.V. und verantwortet als Leiter Mitgliederbetreuung die persönliche Betreuung der Mitglieder.
Teilnahmebeitrag
Im Preis enthalten sind: Kursunterlagen und Teilnahmezertifikat
590,- Euro* | Vorteilspreis (für Mitglieder im DVPT e.V.)
860,- Euro* | Normalpreis
Werden mehrere Personen für denselben Seminartag angemeldet, gewähren wir ab der zweiten Person einen Rabatt von 30 % auf das Teilnahmeentgelt. Eine tolle Möglichkeit, Teams gezielt weiterzubilden!
* zzgl. gesetzl. MwSt. Damit Sie immer den besten Preis erhalten, berücksichtigen wir bei mehreren Rabattmöglichkeiten automatisch den höchsten Rabatt. Eine Kombination mehrerer Rabatte ist ausgeschlossen.
Sie wünschen ein Seminar außerhalb der üblichen Arbeitszeiten, dann sprechen Sie uns bitte an.
Anmeldung
Bitte denken Sie daran, dass wir alle Seminare auch als InHouse-Schulung für Ihr Team durchführen können (bei Ihnen vor Ort oder online)! Sprechen Sie uns bitte an.
