Ersetzendes Scannen in der Praxis – TR-RESISCAN, GoBD und Verfahrensdokumentation richtig einordnen
1. Juni 2026, 10:00 - 12:30
Praxisnahes Orientierungsseminar für Organisation, Poststelle, Digitalisierung, Archivierung und Fachbereiche
Ersetzendes Scannen ist ein zentraler Baustein der digitalen Post- und Dokumentenbearbeitung. Gleichzeitig bestehen in vielen Organisationen Unsicherheiten: Wann darf Papier nach dem Scannen vernichtet werden? Welche Rolle spielt die TR-RESISCAN in der praktischen Umsetzung? Was fordern die GoBD? Welche Bedeutung haben Verfahrensdokumentation, DMS, Archivfunktion und Postordnung?
Das Online-Seminar ordnet die wichtigsten rechtlichen, organisatorischen und technischen Anforderungen praxisnah ein. Im Mittelpunkt steht dabei ein realistischer Blick auf das Gesamtverfahren: Ersetzendes Scannen gelingt durch klare Prozesse, nachvollziehbare Zuständigkeiten, geeignete Qualitätssicherung und eine belastbare Dokumentation.
Die Teilnehmenden erfahren, wie ersetzendes Scannen von kopierendem Scannen abgegrenzt wird, welche typischen Fehlannahmen in Projekten zu vermeiden sind und wie ein angemessener, wirtschaftlicher und prüfbarer Prozess gestaltet werden kann.
Grundlage ist der DVPT-Praxisleitfaden „Ersetzendes Scannen“, der die Anforderungen aus TR-RESISCAN, TR-ESOR, GoBD, Verfahrensdokumentation, Postordnung und organisatorischen Rahmenbedingungen zusammenführt.
Das Seminar bietet neben fachlicher Einordnung auch Raum für Erfahrungsaustausch und Praxisfragen der Teilnehmenden.
Nutzen für die Teilnehmenden
Nach dem Seminar können die Teilnehmenden:
- ersetzendes Scannen sicher vom kopierenden Scannen unterscheiden
- die Rolle von TR-RESISCAN, GoBD und TR-ESOR realistisch einordnen
- typische Mythen und Fehlannahmen erkennen
- Mindestanforderungen an ein belastbares Verfahren benennen
- einschätzen, welche Rolle DMS, Archivfunktion, Verfahrensdokumentation und Postordnung spielen
- Praxisfragen aus der eigenen Organisation gezielter bewerten
- erste Handlungsfelder für die eigene Umsetzung ableiten
Agenda
- Begriff und Zielbild des ersetzenden Scannens
- Abgrenzung zwischen ersetzendem und kopierendem Scannen
- Rechtliche und organisatorische Einordnung von TR-RESISCAN, GoBD und TR-ESOR
- Typische Fehlannahmen und Praxisrisiken bei der Umsetzung
- Mindestanforderungen an ein belastbares Verfahren
- Rolle von DMS, Archivfunktion, Verfahrensdokumentation und Postordnung
- Qualitätssicherung, Indexierung, Transfervermerk und Papiervernichtung
- Methodisches Vorgehen zur Einführung oder Überprüfung bestehender Verfahren
- Praxisbeispiele aus Posteingang, Digitalisierung und Dokumentenlogistik
- Erfahrungsaustausch und Diskussion konkreter Fragen der Teilnehmenden
Zielgruppe
Das Seminar richtet sich an Fach- und Führungskräfte aus Poststellen, Digitalisierungszentren, Zentralen Diensten, Organisation, IT, Dokumentenmanagement, Archivierung, Compliance und Verwaltung – in Unternehmen ebenso wie in der öffentlichen Hand.
Besonders geeignet ist es für Organisationen, die:
- ihren Posteingang digitalisieren oder weiterentwickeln möchten
- Papieroriginale künftig reduzieren oder vernichten möchten
- bereits scannen, aber Unsicherheiten zur rechtlichen und organisatorischen Ausgestaltung haben
- eine Verfahrensdokumentation erstellen oder aktualisieren müssen
- TR-RESISCAN, GoBD, TR-ESOR und Postordnung im Gesamtzusammenhang verstehen möchten
Seminarablauf
- Beginn: 10:00 Uhr
- Ende: ca. 12:30 Uhr
Seminarort
- Online via Microsoft Teams
- Alternative Veranstaltungsformen auf Anfrage möglich
Referent
Dipl.-Wi.-Ing. Klaus Gettwart ist ein erfahrener Experte für Poststellenmanagement und Vorstand des Deutschen Verbandes für Post, Informationstechnologie und Telekommunikation e.V. (DVPT). Mit über 25 Jahren Branchenerfahrung verfügt er über fundiertes Wissen in der Post- und Dokumentenlogistik. In seiner Funktion als Vorstand lenkt er erfolgreich die Geschicke des DVPT und engagiert sich für die Weiterentwicklung der Post- und Telekommunikationsbranche. Als angesehener Seminar- und Fachtagungsleiter der DVPT-Akademie gibt er sein praxisnahes Fachwissen an Fachleute und Unternehmen weiter. Seine Expertise umfasst insbesondere die Transformation analoger Prozesse zu digitalen Lösungen in Poststellen – sowohl in der Privatwirtschaft als auch im öffentlichen Sektor. Mit seinem Engagement hat er zahlreiche Organisationen bei der Implementierung effizienter und moderner Post- und Dokumentenlogistiklösungen begleitet und nachhaltig unterstützt.
Referent
Markus Klein verfügt über langjährige Erfahrung in der Post- und Logistikbranche. Nach seiner Ausbildung bei der Deutschen Post AG war er in verschiedenen Funktionen entlang der gesamten Prozesskette tätig. Anschließend leitete er einen privaten Briefdienst im Rhein-Main-Gebiet. Seit 2018 ist er beim DVPT e.V. tätig und verantwortet u. a. Laufzeit- und Trackermessungen sowie Benchmark-Auswertungen. Seit 2022 ist er zudem als Referent in der DVPT-Akademie aktiv.
Teilnahmebeitrag
Im Preis enthalten sind: Kursunterlagen und Teilnahmezertifikat
220,- Euro* | Vorteilspreis (für Mitglieder im DVPT e.V.)
290,- Euro* | Normalpreis
Werden mehrere Personen für denselben Seminartag angemeldet, gewähren wir ab der zweiten Person einen Rabatt von 30 % auf das Teilnahmeentgelt. Eine tolle Möglichkeit, Teams gezielt weiterzubilden!
* zzgl. gesetzl. MwSt. Damit Sie immer den besten Preis erhalten, berücksichtigen wir bei mehreren Rabattmöglichkeiten automatisch den höchsten Rabatt. Eine Kombination mehrerer Rabatte ist ausgeschlossen.
Sie wünschen ein Seminar außerhalb der üblichen Arbeitszeiten, dann sprechen Sie uns bitte an.
Im Preis enthalten ist ebenfalls der DVPT-Praxisleitfaden „Ersetzendes Scannen“ für Ihre Unterlagen.
Bitte denken Sie daran, dass wir alle Seminare auch als InHouse-Schulung für Ihr Team durchführen können (bei Ihnen vor Ort oder online)! Sprechen Sie uns bitte an.
