Wahlen 2027 – Wahlunterlagen in Eigenregie erstellen oder extern vergeben?

Eine Initiative des DVPT-Arbeitskreises Öffentliche Hand

Wahlunterlagen erstellen und versenden – selbst produzieren oder auslagern?

Die Erstellung, Personalisierung, Kuvertierung und der Versand von Wahlunterlagen gehören zu den anspruchsvollsten Aufgaben im Vorfeld einer Wahl. Enge Zeitfenster, hohe Qualitätsanforderungen und ein erheblicher Personal- und Ressourcenbedarf stellen viele Verwaltungen vor die Frage: Eigenproduktion oder Outsourcing?

Im Rahmen dieses Remote-Cafés möchten wir gemeinsam mit Verantwortlichen aus der öffentlichen Verwaltung diese Fragestellung aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchten und Erfahrungen aus der Praxis austauschen.
Dabei geht es nicht um eine allgemeingültige Empfehlung, sondern um die Frage, welche Lösung unter welchen Rahmenbedingungen sinnvoll sein kann.

Diskutiert werden unter anderem folgende Aspekte:

• Welche personellen und technischen Voraussetzungen sind für eine Eigenproduktion erforderlich?
• Welche Herausforderungen entstehen durch Urlaubszeiten, Krankheitsausfälle oder kurzfristige Änderungen?
• Wann kann die Vergabe an einen spezialisierten Dienstleister sinnvoll sein?
• Welche Anforderungen stellen Datenschutz, Qualitätssicherung und Termintreue an beide Modelle?
• Welche Erfahrungen haben Kommunen mit Eigenproduktion oder Outsourcing gemacht?
• Welche Kriterien sollten bei der Entscheidung berücksichtigt werden?

Als Praxisreferenten berichten Vertreter der Stadt Mainz und der Stadt Hagen über ihre Erfahrungen und stellen ihre jeweiligen Herangehensweisen vor. Im Anschluss besteht ausreichend Zeit für Fragen und den offenen Erfahrungsaustausch mit den Teilnehmenden.

Die Veranstaltung richtet sich ausschließlich an Beschäftigte der öffentlichen Verwaltung. Anmeldungen werden entsprechend geprüft.
Nutzen Sie die Gelegenheit, sich mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Verwaltungen auszutauschen, unterschiedliche Lösungsansätze kennenzulernen und eigene Erfahrungen einzubringen. Gerade im Bereich der Wahlunterlagen gibt es nicht den einen richtigen Weg – sondern viele unterschiedliche Ansätze, von denen alle profitieren können.