Checklisten für mehr Sicherheit und Effizienz
Mit System zum Erfolg in Post- und Dokumentenprozessen
Wussten Sie, dass in vielen Poststellen bis zu 30 % der Risiken und Einsparpotenziale unentdeckt bleiben?
Unsere DVPT-Checklisten helfen Ihnen, Strukturen zu durchleuchten, Abläufe zu verbessern und Schwachstellen frühzeitig zu erkennen – von der Digitalisierung bis zur Sicherheitsprüfung.
Eine gut organisierte Poststelle ist das Herz der internen Kommunikation. Doch Optimierung gelingt nur, wenn alle Beteiligten eingebunden sind und Prozesse klar definiert werden. Unsere praxisbewährten Checklisten führen Sie Schritt für Schritt durch alle relevanten Themenbereiche – transparent, nachvollziehbar und sofort anwendbar.
Mit den DVPT-Checklisten
- behalten Sie alle Aufgaben und Risiken im Blick,
- erfüllen gesetzliche Anforderungen und Sicherheitsstandards,
- schaffen Klarheit und Effizienz für alle Beteiligten.
Ob Digitalisierung, Porto- und Versandkostenoptimierung oder Sicherheitskonzepte: Unsere strukturierten Vorlagen sparen Zeit, minimieren Fehler und sorgen für reibungslose Abläufe.
Jetzt die passende Checkliste auswählen und direkt einsetzen!
Profitieren Sie von neutralem Fachwissen, geprüften Inhalten und der Erfahrung aus vielen Jahren DVPT-Praxis.
Den digitalen Wandel in der Poststelle erfolgreich gestalten
Die Poststelle ist heute weit mehr als eine zentrale Verteilstelle für Briefe und Pakete – sie ist der Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung der Dokumentenlogistik. Hier beginnt der Informationsfluss, der die Effizienz und Rechtssicherheit Ihrer Organisation prägt.
Mit der fortschreitenden Digitalisierung verändern sich Aufgaben, Rollen und Anforderungen. Aus physischen Prozessen wird digitales Informationsmanagement. Dabei müssen technische, rechtliche und organisatorische Aspekte gleichermaßen berücksichtigt werden – von Datenschutz und Compliance bis hin zu Mitarbeiterschulungen und gelebter Prozessverantwortung.
Unsere Checkliste Digitalisierung Posteingang unterstützt Sie dabei, Ihre aktuelle Situation strukturiert zu bewerten und gezielt weiterzuentwickeln. Sie zeigt klar auf, wo Sie bereits gut aufgestellt sind – und wo noch Handlungsbedarf besteht.
Der DVPT e.V. begleitet Sie dabei neutral und praxisnah: Wir helfen Ihnen, die passenden Lösungen zu finden und die Digitalisierung Ihrer Poststelle nachhaltig umzusetzen.
Was die Checkliste bietet
- Statusanalyse: Wo stehen Sie aktuell – Orientierung, Planung oder Umsetzung?
- Posteingangsprozesse: Organisation und Digitalisierung – zentral oder dezentral, maschinelles Öffnen, Vorsortieren, Scannen.
- Technologieeinsatz: Bewertung von Hardware, DMS-Software und Automatisierungslösungen.
- Rechtssicherheit: Berücksichtigung von Briefgeheimnis, GoBD, Sicherheitsanforderungen, Postordnung und Verfahrensbeschreibung.
- Mitarbeiterqualifizierung: Ermittlung des Schulungsbedarfs und Qualifizierungsmaßnahmen für Ihr Team.
Ihr Nutzen
- Strukturierte Übersicht über den Stand Ihrer Digitalisierung
- Erkennen von Lücken und Optimierungspotenzialen
- Klare Handlungsempfehlungen für die nächsten Schritte
- Mehr Sicherheit, Effizienz und Transparenz im Posteingang
Prüfen Sie, wo Sie heute stehen – und gestalten Sie die digitale Zukunft Ihrer Poststelle aktiv mit.
Ihre Orientierungshilfe für rechtssicheren und effizienten Versand
Das neue Postgesetz sowie die seit dem 1. Januar 2025 gültigen Portoänderungen der Deutschen Post AG verändern den Markt für Brief- und Paketversand grundlegend. Unternehmen und Behörden müssen ihre Versandprozesse neu bewerten: Preise, Zustellzeiten, steuerliche Rahmenbedingungen, Dienstleisterverträge und rechtliche Pflichten – alles steht auf dem Prüfstand.
Gerade in dieser Übergangsphase ist es entscheidend, alle relevanten Faktoren systematisch zu erfassen, um Einsparpotenziale zu erkennen und rechtssicher zu handeln. Die DVPT-Checkliste hilft Ihnen dabei, Transparenz in Ihre Versandprozesse zu bringen und fundierte Entscheidungen zu treffen – von der Dienstleisterauswahl bis zur Einhaltung des Verpackungsgesetzes.
Der DVPT e.V. unterstützt Sie als neutraler Fachverband dabei, Ihre Post- und Versandprozesse optimal an die neuen gesetzlichen und wirtschaftlichen Anforderungen anzupassen.
Was die Checkliste bietet
- Branchenzugehörigkeit und steuerliche Bewertung
Erfassen Sie, ob Ihr Unternehmen oder Ihre Behörde von der Mehrwertsteuer befreit ist – ein entscheidender Faktor bei Vertragsverhandlungen und Portokalkulationen. - Sendungsmengen und Versandarten
Ermitteln Sie Ihre Versandvolumina (Briefe, Pakete, Einschreiben, PZU, Werbesendungen) und identifizieren Sie mögliche Kostentreiber oder saisonale Schwankungen. - Versanddienstleister und Portomanagement
Vergleichen Sie Ihre aktuellen Anbieter: Deutsche Post AG, Konsolidierer oder private Briefdienstleister. Analysieren Sie, welche Modelle (Hybridpost, Bring-/Holservice, Vorsortierung) die besten Rabatte und Serviceleistungen bieten. - Laufzeiten und Servicequalität
Bewerten Sie, ob Ihre Dienstleister die gesetzlichen Laufzeiten (E+1, E+2) einhalten, wie Rückläuferhandling funktionieren und ob Ihre Qualitätsanforderungen erfüllt werden. - Kosten- und Steueraspekte
Prüfen Sie, welche Leistungen umsatzsteuerfrei sind, ob Sie Teilleistungsrabatte korrekt nutzen und wie Sie Mehrwertsteuerfragen in der Abrechnung behandeln. - Verpackungsgesetz (VerpackG)
Kontrollieren Sie, ob Sie als „Hersteller“ registriert sind, Ihre Verpackungen lizenziert haben (z. B. Grüner Punkt) und Ihre Meldepflichten im Register LUCID erfüllen. - Ausschreibungen und Verträge
Bewerten Sie bestehende Dienstleistungsverträge: Sind Anpassungsklauseln enthalten? Wann ist die nächste Ausschreibung sinnvoll? Wie sichern Sie Ihre Preis- und Qualitätsstandards langfristig ab?
Ihr Nutzen
- Ganzheitliche Sicht auf alle Prozesse und Kosten im Post- und Versandwesen
- Frühzeitige Anpassung an die neuen Anforderungen des Postgesetzes
- Erkennung von Einsparpotenzialen durch Vergleich und Ausschreibung
- Rechtssicherheit bei Mehrwertsteuer, Verpackungsgesetz und Laufzeiten
- Strategische Entscheidungsgrundlage für Management und Einkauf
So nutzen Sie die Checkliste
- Füllen Sie die Checkliste vollständig aus – online oder als PDF.
- Bewerten Sie jedes Feld ehrlich: Ja / Nein / Teilweise / Unbekannt.
- Nutzen Sie die Auswertung als Grundlage für Gespräche mit Dienstleistern oder für die interne Prozessoptimierung.
- Bei Bedarf unterstützen wir Sie mit einer individuellen Auswertung und Beratung.
Erkennen Sie Ihre Potenziale, bevor Kosten und Fristen Sie einholen.
Gefahren erkennen, Risiken minimieren, Mitarbeitende schützen
Sicherheit in Poststellen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. In den Medien wird meist nur die „Spitze des Eisbergs“ sichtbar – doch die Realität zeigt: Drohbriefe, verdächtige Pulver, sprengverdächtige Sendungen oder manipulierte Umschläge sind keine Seltenheit.
Besonders Unternehmen, Behörden und Organisationen mit erhöhter Gefährdungslage müssen ihre Sicherheitskonzepte regelmäßig überprüfen und an neue Risiken anpassen.
Die entscheidenden Fragen lauten:
- Gibt es ein aktuelles, dokumentiertes Sicherheitskonzept?
- Sind die Verfahrensanweisungen bekannt und eingeübt?
- Sind Ihre Mitarbeitenden ausreichend geschult und sensibilisiert?
- Finden regelmäßige Unterweisungen oder Auffrischungstrainings statt?
Unsere Checkliste Sicherheit in Poststellen hilft Ihnen, bestehende Strukturen zu bewerten, Schwachstellen zu erkennen und geeignete Maßnahmen abzuleiten – von baulichen und organisatorischen Vorkehrungen bis hin zu Notfall- und Kommunikationsabläufen.
Der DVPT e. V. unterstützt Sie dabei mit neutralem Fachwissen, praxisnahen Schulungen und individuell entwickelten Sicherheitskonzepten – auf Wunsch auch mit realitätsnahen Sprengdemonstrationen zur Sensibilisierung Ihrer Teams.
Was die Checkliste bietet
- Risikobewertung: Erfassung potenzieller Gefahrenquellen im Posteingang und -ausgang
- Sicherheitsmaßnahmen: Überprüfung bestehender Schutz- und Kontrollmechanismen
- Organisatorische Abläufe: Definition von Zuständigkeiten, Notfallwegen und Meldeketten
- Schulung und Sensibilisierung: Planung regelmäßiger Trainings für Mitarbeitende
- Dokumentation: Sicherstellung, dass alle Maßnahmen nachvollziehbar und überprüfbar sind
Ihr Nutzen
- Erhöhte Sicherheit für Mitarbeitende, Gebäude und interne Prozesse
- Rechtssicherheit durch dokumentierte Vorsorgemaßnahmen und klare Verantwortlichkeiten
- Frühzeitige Gefahrenabwehr durch strukturierte Erkennung und Bewertung von Risiken
- Sensibilisierte Mitarbeitende, die im Ernstfall richtig reagieren
Eine Poststelle ist die erste Verteidigungslinie im Sicherheitsmanagement Ihres Unternehmens. Mit der DVPT-Checkliste schaffen Sie Transparenz, Verantwortung und Sicherheit – und erfüllen zugleich Ihre Pflicht, Schaden von Personen und Organisationen abzuwenden.
Sichere und flexible Zustelllösungen für moderne Arbeitswelten
Homeoffice, Desk-Sharing und die Digitalisierung der Postbearbeitung verändern die Art, wie physische Sendungen, Dokumente und Materialien zugestellt werden. Klassische Übergaben an feste Arbeitsplätze sind kaum noch praktikabel – Mitarbeitende wechseln häufig Standorte, arbeiten mobil oder außerhalb des Büros.
Dynamische Schließfachanlagen bieten hier eine effiziente, sichere und dokumentierte Lösung: Sendungen können rund um die Uhr abgelegt, abgeholt und nachvollziehbar verwaltet werden – unabhängig von Arbeitszeit, Standort oder Personalpräsenz.
Damit eine Anlage optimal funktioniert, muss sie individuell geplant und an die jeweiligen Prozesse, Nutzergruppen und räumlichen Gegebenheiten angepasst werden. Die DVPT-Checkliste unterstützt Sie bei der strukturierten Planung und Entscheidungsfindung – von der Bedarfsermittlung über technische Anforderungen bis hin zu Sicherheit und Wirtschaftlichkeit.
Der DVPT e. V. begleitet Sie dabei neutral und praxisorientiert – von der ersten Konzeptidee bis zur Umsetzung.
Was die Checkliste bietet
- Zieldefinition und Bedarfsklärung
Erfassen Sie, welchem Zweck die Schließfachanlage dienen soll – z. B. interne Postverteilung, Paketannahme, Materialausgabe oder kombinierte Nutzung. Die Checkliste hilft, Nutzergruppen, Fachgrößen, Standorte und Zugangszeiten zu definieren. - Systemfunktionen und Bedienbarkeit
Bewerten Sie technische Funktionen wie Touchscreen, App-Steuerung, QR- oder RFID-Zugang, sowie Benachrichtigungswege per E-Mail oder App. So stellen Sie sicher, dass das System intuitiv bedienbar und nahtlos in bestehende Prozesse integriert ist. - Betrieb und Wartung
Klären Sie, wer die Anlage betreibt, wie Wartung und Support organisiert sind und ob Service-Level-Agreements (SLAs) erforderlich sind. Auch Remote-Support und regelmäßige Software-Updates sind zu berücksichtigen. - Sicherheitsaspekte
Prüfen Sie, wo Daten gespeichert werden, ob das System DSGVO-konform arbeitet und welche baulichen Schutzmaßnahmen nötig sind. Besonders wichtig: vertragliche Vereinbarungen zu Sicherheitsupdates und Manipulationsschutz. - Lieferantenauswahl und Wirtschaftlichkeit
Vergleichen Sie verschiedene Anbieter, Finanzierungsmöglichkeiten (Kauf, Miete, Leasing, Pay-per-Use) und alle Kosten über die Laufzeit hinweg. So stellen Sie sicher, dass Ihre Investition wirtschaftlich tragfähig und zukunftssicher ist.
Ihr Nutzen
- Klare Struktur für die Planung und Beschaffung von Schließfachanlagen
- Praxisnahe Orientierung bei der Auswahl von Technik, Standort und Funktionen
- Erhöhte Sicherheit und Transparenz in der internen Zustellung
- Optimierte Prozesse bei Homeoffice- und Desk-Sharing-Konzepten
- Langfristige Wirtschaftlichkeit durch gezielte Anbieter- und Kostenbewertung
Schließfachanlagen sind ein zentraler Baustein moderner Post- und Logistikprozesse. Mit der DVPT-Checkliste prüfen Sie alle relevanten Anforderungen, vermeiden Planungsfehler und schaffen die Grundlage für eine sichere, flexible und zukunftsfähige Zustelllösung.
Den Ist-Zustand erfassen – die Zukunft gestalten
Die Poststelle ist weit mehr als eine operative Einheit für den täglichen Posteingang und -ausgang. Sie ist das Kommunikationszentrum eines Unternehmens oder einer Behörde – und damit ein entscheidender Faktor für Effizienz, Sicherheit und Servicequalität.
In Zeiten zunehmender Digitalisierung, Automatisierung und organisatorischer Veränderungen gewinnt sie zusätzlich an strategischer Bedeutung. Die Poststelle kann sich von einer reinen Verteilfunktion zu einem Dienstleistungszentrum für physische und digitale Dokumentenlogistik entwickeln.
Damit dieser Wandel gelingt, ist eine realistische Standortbestimmung unverzichtbar. Nur wer den Status quo seiner Poststelle kennt, kann gezielt optimieren, Prozesse digitalisieren und zukünftige Anforderungen frühzeitig erkennen.
Unsere Checkliste Status Poststelle unterstützt Sie dabei, eine strukturierte Bestandsaufnahme durchzuführen und klare Handlungsfelder zu identifizieren – von Organisation und Digitalisierung über Sicherheit und Wirtschaftlichkeit bis hin zu Schulung und Personalentwicklung.
Der DVPT begleitet Sie dabei neutral, praxisnah und mit jahrzehntelanger Erfahrung in der Post- und Dokumentenlogistik.
Was die Checkliste bietet
- Ist-Analyse der gesamten Postbearbeitung – von Posteingang, Hauspost und Postausgang
- Bewertung des Digitalisierungsstands Ihrer Prozesse und Technologien
- Überprüfung der räumlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen
- Erfassung von Sicherheits- und Datenschutzaspekten
- Analyse der Kostenstrukturen und Optimierungspotenziale
- Bewertung von Schulungsbedarf und Qualifikationen der Mitarbeitenden
Ihr Nutzen
- Planungsgrundlage für Modernisierung und Digitalisierung Ihrer Poststelle
- Transparente Erfassung von Schwachstellen und Potenzialen
- Fundierte Grundlage für Investitions- und Organisationsentscheidungen
- Erkennen von Schulungs- und Weiterbildungsbedarf
- Sicherstellung eines qualitativ hochwertigen, zukunftsfähigen Postservices
Die Poststelle ist ein zentraler Hebel für Effizienz, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit. Mit der DVPT-Checkliste gewinnen Sie den nötigen Überblick, um gezielt zu modernisieren, Kosten zu steuern und Prozesse zukunftssicher zu gestalten – Schritt für Schritt, auf Basis objektiver Daten.
Zustellqualität prüfen – Kosten optimieren – Transparenz schaffen
Die Einhaltung von Zustellzeiten beim Briefversand ist ein entscheidender Faktor für Effizienz, Qualität und Kostenkontrolle in der Postbearbeitung. Mit der Reform des Postgesetzes und steigenden Portokosten wächst die Bedeutung einer objektiven Laufzeitmessung: Nur wer seine Zustellzeiten kennt, kann fundiert entscheiden, ob der gewählte Dienstleister zuverlässig arbeitet – oder ob Handlungsbedarf besteht.
Unter einer Brief-Laufzeitmessung versteht man die systematische Erfassung und Auswertung der Zeitspanne von der Bereitstellung der Sendungen bis zur Zustellung beim Empfänger. Ziel ist es, die tatsächliche Laufzeit mit den vertraglich zugesagten Service Levels (z. B. E+1 = Zustellung am Folgetag) abzugleichen.
Solche Messungen reichen von gezielten Stichproben (Spotmessungen) bis zu flächendeckenden Jahresanalysen.
Sie ermöglichen:
- die Überprüfung von Dienstleisterleistungen,
- die Dokumentation der Servicequalität,
- die Beurteilung von Optimierungspotenzialen, und
- den Nachweis gegenüber internen oder externen Partnern.
Werden die zugesagten Laufzeiten nicht erreicht, können Alternativen wie Dienstleisterwechsel, Hybridpost-Lösungen oder Optimierungen im Einlieferungsprozess bewertet werden.
Die DVPT-Checkliste Laufzeitmessung unterstützt Sie bei der Planung, Durchführung und Auswertung solcher Messungen – praxisnah, systematisch und unabhängig.
Was die Checkliste bietet
- Zielklärung: Warum und in welchem Umfang soll gemessen werden – zur Qualitätsprüfung, zur Kostenkontrolle oder zur Vertragsbewertung?
- Messdesign: Auswahl der zu prüfenden Formate, Dienstleister und Standorte.
- Technik und Methodik: Planung des Messzeitraums, Nutzung von Trackersendungen, Definition der Einlieferungswege.
- Prozessanalyse: Bewertung von Frankierung, Abholung und Einlieferung als mögliche Einflussfaktoren.
- Organisation: Zuständigkeiten, Produktion von Testsendungen und Umgang mit Messergebnissen.
- Weiterführende Optionen: Informationen zu DVPT-Messungen, Seminaren, Beratung und Benchmark-Auswertungen.
Ihr Nutzen
- Klarheit über die tatsächliche Zustellqualität Ihrer Briefe und Sendungen
- Nachweisbare Transparenz gegenüber Dienstleistern, Kunden und internen Stellen
- Frühzeitige Erkennung von Abweichungen bei Service Levels oder Prozessen
- Sichere Grundlage für Ausschreibungen, Vertragsverhandlungen und Audits
- Kostenersparnis durch gezielte Optimierung von Versandprozessen
Laufzeitmessungen sind ein strategisches Steuerungsinstrument für Ihre Versandorganisation. Sie schaffen Transparenz, sichern Qualität und liefern eine objektive Grundlage für Entscheidungen über Dienstleister, Produkte und Prozesse.
Mit der DVPT-Checkliste Laufzeitmessung können Sie Ihr individuelles Messprojekt einfach vorbereiten – ob als kurze Stichprobe oder als umfassende Jahresanalyse.
Rechtssichere Zustellung – effizient und wirtschaftlich gestaltet
Der Postzustellungsauftrag (PZA) ist das zentrale Instrument für die rechtswirksame Zustellung amtlicher und förmlicher Schriftstücke. Insbesondere in Behörden, Gerichten und öffentlichen Verwaltungen stellt er sicher, dass Fristen gewahrt und Zustellnachweise eindeutig erbracht werden.
Mit den aktuellen Änderungen im Postgesetz, steigenden Porto- und Prozesskosten sowie neuen digitalen Zustellwegen – etwa dem elektronischen Postzustellungsauftrag (ePZA) – stehen viele Organisationen vor einer zentralen Frage:
Welche Zustellform ist wirklich notwendig, und wo sind wirtschaftlich sinnvolle Alternativen möglich, ohne die Rechtssicherheit zu gefährden?
Die DVPT-Checkliste Postzustellungsauftrag und Alternativen hilft Ihnen, alle relevanten Zustellarten strukturiert zu prüfen – von der klassischen förmlichen Zustellung über Einschreiben bis hin zu elektronischen Verfahren. Sie schafft Klarheit über rechtliche Anforderungen, technische Voraussetzungen und Kostenstrukturen und ermöglicht eine fundierte Entscheidungsbasis.
Was die Checkliste bietet
- Rechtsgrundlagen und Zielstellungen: Überblick über gesetzliche Vorgaben (VwZG, LZG, ZPO, AO, StPO, SGB X) und Anwendungsfälle förmlicher Zustellungen.
- Aktuelle Preis- und Vertragsbedingungen: Vergleich der PZA-Kosten, Staffelpreise, technischen Anforderungen und ePZA-Voraussetzungen.
- Alternativen zur förmlichen Zustellung: Bewertung von Einschreiben, Botenzustellungen, elektronischer Zustellung (ePZA) und öffentlicher Zustellung.
- Nachweisführung: Strukturierte Dokumentation von Zustellungsurkunden, Empfangsbekenntnissen, Rückscheinen oder elektronischen Signaturen.
- Wirtschaftlichkeitsbewertung: Gegenüberstellung von Aufwand, Kosten und Rechtssicherheit – inklusive Bewertung privater Dienstleister.
Ihr Nutzen
- Rechtssicherheit: Gewährleistung, dass alle Zustellungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
- Transparenz: Übersicht über sämtliche Zustellarten, Nachweise und Dokumentationspflichten.
- Effizienz: Identifikation wirtschaftlicher Alternativen – ohne Risiko für die Rechtswirksamkeit.
- Prozessklarheit: Abbildung aller relevanten Abläufe, Verantwortlichkeiten und Prüfmechanismen.
- Entscheidungsgrundlage: Objektive Bewertung für Ausschreibungen, interne Vorgaben oder Digitalisierungsvorhaben.
Die förmliche Zustellung ist unverzichtbar – aber nicht immer alternativlos. Mit der DVPT-Checkliste Postzustellungsauftrag (PZA) und Alternativen gewinnen Sie die nötige Übersicht, um Zustellprozesse rechtskonform, transparent und kosteneffizient zu gestalten.
So verbinden Sie Rechtssicherheit mit Wirtschaftlichkeit – und schaffen eine solide Grundlage für moderne, digitale Zustellstrategien.
Stand 2025