Musterprozesses Digitalisierung
So wird aus Papier ein rechtssicherer digitaler Workflow
Noch immer beginnt ein Großteil der täglichen Geschäftsvorgänge auf Papier: Eingehende Briefe, Rechnungen, Verträge oder Anträge landen zunächst in der Poststelle. Gleichzeitig steigt die Zahl digitaler Eingänge – über Portale, E-Mail oder Schnittstellen. Unternehmen und Behörden stehen damit vor der Herausforderung, physische und digitale Eingangskanäle in einem durchgängigen, rechtssicheren Prozess zusammenzuführen.
Genau hier setzt der DVPT-Musterprozess Digitalisierung an. Er zeigt praxisnah und transparent, wie klassische Posteingänge effizient in digitale Workflows überführt werden können – von der Vorbereitung des Papierdokuments bis zur revisionssicheren Ablage im elektronischen Archiv.
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Verständnis schaffen: Der gesamte Prozess – von der Posteingangsvorbereitung bis zur digitalen Archivierung – wird realitätsnah erlebbar gemacht.
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Qualität sichern: Standards für Lesbarkeit, Vollständigkeit und Datenkonsistenz werden sichtbar.
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Rechtssicherheit gewährleisten: Anforderungen aus GoBD, DSGVO und eIDAS werden erklärt und praktisch verortet.
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Prozesse optimieren: Durchlaufzeiten verkürzen, Fehler vermeiden, Schnittstellen sauber definieren.
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Zukunftsfähigkeit fördern: Postbearbeitung als Teil einer hybriden Kommunikationsstrategie verstehen.
Der Musterprozess Digitalisierung bildet die typischen Etappen ab:
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Posteingangsvorbereitung
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Entklammern, Glätten, Sortieren nach Dokumentenarten
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Trennung von sensiblen Unterlagen (z. B. HR- oder Vertragsdokumente)
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Scannen
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Erfassung mit geeigneten Auflösungen
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Trennung nach Schwarzweiß-, Farb- oder Duplexscans
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Bildoptimierung und Qualitätskontrolle
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Korrektur von Schieflagen, Kontrast- und Helligkeitsanpassung
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Prüfung auf Vollständigkeit und Lesbarkeit
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Texterkennung und Indexierung
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OCR für durchsuchbare Dokumente
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Automatische Klassifikation (Rechnung, Vertrag, Mitteilung)
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Metadaten für spätere Suche und Verknüpfung
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Workflow-Steuerung
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Digitale Verteilung an Fachabteilungen
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Eskalationsroutinen bei Fristen oder offenen Vorgängen
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Schnittstellen zu ERP, DMS oder Fachverfahren
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Rechtssichere Archivierung
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Speicherung nach GoBD-Standards
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DSGVO-konforme Zugriffs- und Löschkonzepte
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Dokumentation aller Prozessschritte
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Weiterführende Informationen
Mit unseren Seminaren können Sie den Musterprozess Digitalisierung live erleben und die gewonnenen Erkenntnisse direkt auf Ihre Organisation übertragen.
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