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Kapazitätsplanung in Digitalisierungszentren

Kapazitätsplanung in Digitalisierungszentren

Wenn Digitalisierung Strukturen verändert – hilft nur eine saubere Kapazitätsplanung

Die Digitalisierung der Post- und Dokumentenlogistik verändert Arbeitsprozesse grundlegend.
Wo früher Sendungen physisch geöffnet, verteilt und abgelegt wurden, entstehen heute neue digitale Prozessschritte – Scannen, Indexieren, Validieren, Archivieren.

Mit dieser Veränderung verschieben sich Arbeitszeiten, Zuständigkeiten und Personalbedarfe.
Doch wie stark wirken sich diese Veränderungen tatsächlich aus?
Welche Tätigkeiten entfallen, welche kommen neu hinzu – und wie entwickeln sich die Arbeitskapazitäten in den nächsten Jahren?

Genau hier setzt die Kapazitätsplanung an.
Sie liefert eine objektive Grundlage, um Digitalisierung nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch erfolgreich umzusetzen.

In vielen Projekten werden neue digitale Prozesse eingeführt, ohne die bestehenden Arbeitskapazitäten ausreichend zu berücksichtigen. Das führt häufig zu:

  • Fehlbesetzungen und unausgeglichenen Teams,
  • unklaren Zuständigkeiten zwischen analoger und digitaler Bearbeitung,
  • ineffizienter Nutzung von Ressourcen und Budgets,
  • und Unzufriedenheit bei Mitarbeitenden.

Eine systematische Kapazitätsplanung schafft Klarheit: Sie zeigt, wo Überkapazitäten entstehen, wo Engpässe drohen – und wie sich die Personalkapazität in den kommenden fünf Jahren entwickeln wird.

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    Unser Angebot an Sie

    Der DVPT hat auf Basis von über zehn Jahren Projekterfahrung ein parametrierbares Berechnungsmodell entwickelt, das speziell für Digitalisierungszentren und Poststellen optimiert ist.

    Das Tool berücksichtigt:
    • Eingangs- und Ausgangsmengen Ihrer Sendungen,
    • Zusammensetzung und Struktur (z. B. Briefe, Akten, digitale Dokumente),
    • Prozesszeiten und Bearbeitungsaufwände,
    • geplante Automatisierungs- oder Digitalisierungsgrade.

    Aus diesen Daten wird berechnet, wie sich der tatsächliche Arbeitsaufwand im Zuge der Digitalisierung verändert – Jahr für Jahr über einen Zeitraum von fünf Jahren.

    Was Sie mit der Auswertung erhalten

    Sie erhalten eine kompakte und dennoch detaillierte Übersicht:

    • Einsparungen bei analogen Tätigkeiten (z. B. Öffnen, Sortieren, Verteilen)
    • Zusätzliche Aufwände durch digitale Schritte (z. B. Scannen, Prüfen, Verschlagworten)
    • Gesamtveränderung der Arbeitskapazität über fünf Jahre
    • Handlungsempfehlungen für Ihre Personal- und Ressourcenplanung

    Das Ergebnis zeigt transparent, wie sich Ihr Personalbedarf entwickelt, wenn die Poststelle Schritt für Schritt digitalisiert wird.
    So können Sie rechtzeitig reagieren – ob durch Anpassung von Schichten, Weiterbildung oder Automatisierung.

    Ihr Nutzen auf einen Blick

    • Verlässliche Zahlenbasis: Entscheiden Sie auf Grundlage realer Daten statt Annahmen.
    • Bessere Planbarkeit: Sehen Sie frühzeitig, wo Personalaufbau oder -abbau erforderlich ist.
    • Optimierte Abläufe: Nutzen Sie die Ergebnisse zur gezielten Prozessverbesserung.
    • Neutral und unabhängig: Der DVPT ist herstellerunabhängig und handelt im Interesse der Anwender.
    • Schnell verfügbar: Ergebnisse liegen in der Regel innerhalb von 14 Tagen vor.

    So läuft die Durchführung ab

    1. Startgespräch – Klärung der Ziele, benötigten Daten und Rahmenbedingungen.
    2. Datenerfassung – Sie übermitteln Mengen- und Prozessdaten Ihrer Poststelle.
    3. Auswertung – Der DVPT berechnet Ihre individuellen Kapazitätsveränderungen.
    4. Ergebnispräsentation – Die Resultate werden grafisch aufbereitet und erläutert – wahlweise digital oder vor Ort.
    5. Nach Abschluss der Datenerfassung liegt das Ergebnis innerhalb von 14 Tagen vor.

    DVPT-AKADEMIE

    Unsere Seminare vermitteln Fachwissen, das Sie sofort in Ihrem Arbeitsalltag einsetzen können – für mehr Effizienz, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit.

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