Etat-Planung für die Digitalisierung in Poststellen
Mit klarer Etat-Planung digitale Projekte sicher steuern
Die Digitalisierung von Poststellen ist längst keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit. Unternehmen und insbesondere die öffentliche Hand stehen vor der Aufgabe, den klassischen Posteingang schrittweise in digitale Prozesse zu überführen. Ohne eine vorausschauende Etat-Planung drohen Verzögerungen, Mehrkosten und ineffiziente Abläufe.
Eine professionelle Etat-Planung sorgt dafür, dass finanzielle Mittel gezielt eingesetzt und Projekte erfolgreich umgesetzt werden. Typische Kostenblöcke sind:
- IST-Analyse
Mengen, Zeiten, Kosten, Prozesse und Arbeitsweisen für Posteingang, Digitalisierung, Postverteilung und Zustellung sowie Postausgang.
- Service-Level-Design
Soll-Prozesse und abgeleitete Investitionen.
- Kapazitäts- & Personalplanung
Planung zukünftiger und Änderung bestehender Tätigkeiten. Planung anhand von Service-Level und zu verarbeitenden Mengen. Berechnung der Arbeitskapazitäten und Ableitung der Personalkosten.
- Technologie
Anschaffung von Scanlösungen, Software-Lösungen zur Automatisierung, Klassifizierung und Indizierung, Dokumentenmanagementsysteme, Workflow-Tools und IT-Sicherheit.
- Infrastruktur
Umbau der Poststelle, Investition in Arbeitsplätze und Arbeitsmaterialien
- Backup
Planung der Kosten für internen oder externen Backup bei Ausfall von Systemen.
- Dienstleister und Beratung
Externe Expertise für Beratung, Projektmanagement, Verfahrensdokumentationen, Ausschreibungen oder Zertifizierungen.
- Make Or Buy
Kosten externer Dienstleister für Postbearbeitung, Digitalisierung und Dokumentenmanagement.
- Personal und Qualifizierung
Schulung und Weiterbildung der Mitarbeitenden im sicheren Umgang mit neuen Verfahren und Bearbeitungsprozessen.
- Betrieb und Weiterentwicklung
Laufende Kosten für Wartung, Support, Cloud-Services und zukünftige Prozessoptimierungen.
- Sicherheit und Verlässlichkeit
Projekte verlaufen strukturiert, ohne unvorhergesehene Kostenfallen.
- Kosteneffizienz
Einsatz optimaler Technologien für den aktuellen Gebrauch; keine unnötigen Technologien und Kosten.
- Flexibilität
Externe Partner und Experten lassen sich gezielt einsetzen und sichern moderne und zukunftsweisende Umsetzung.
- Nachhaltigkeit
Investitionen sind langfristig planbar und ermöglichen kontinuierliche Verbesserungen.
Ihr nächster Schritt
Starten Sie Ihre Etat-Planung frühzeitig und schaffen Sie damit die Grundlage für eine zukunftssichere Poststelle. Gerne unterstützen wir Sie dabei mit Beratung, Workshops oder Seminaren – praxisnah, neutral und individuell auf Ihre Organisation zugeschnitten.
