Postordnung
Postordnung
Klare Regeln für einen sicheren und effizienten Posteingang
Eine Postordnung legt verbindlich fest, wie Postsendungen im Unternehmen oder in der Behörde bearbeitet werden. Sie schafft Rechtssicherheit, gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und sorgt für transparente Abläufe in der täglichen Postbearbeitung.
Ziele einer Postordnung
- Rechtssicherheit: Einhaltung des Post- und Briefgeheimnisses sowie datenschutzrechtlicher Anforderungen.
- Transparenz: Klare Zuständigkeiten und festgelegte Verantwortlichkeiten.
- Effizienz: Einheitliche Abläufe für Eingang, Verteilung, Digitalisierung und Versand.
- Sicherheit: Minimierung von Risiken, z. B. durch Vorgaben zur Brieföffnung, Dokumentation oder Umgang mit verdächtigen Sendungen.
- Basis für Verfahrensbeschreibungen zum ersetzenden Scannen von Dokumenten
Typische Inhalte
- Regelungen zur Öffnung von Briefen und Paketen (wer, wann, in welchen Fällen).
- Festlegung von Zuständigkeiten für den Posteingang und Postausgang.
- Prozesse für den internen Postlauf und die digitale Weiterleitung.
- Umgang mit vertraulicher oder gekennzeichneter Post (z. B. „persönlich/vertraulich“).
- Vorgaben zur Dokumentation und Nachverfolgung.
- Regelungen für den Notfall- und Sicherheitsfall (verdächtige Sendungen, Gefahrenerkennung).
Nutzen für Organisationen
- Vermeidung von Rechtsverstößen.
- Effiziente Bearbeitung aller Postsendungen.
- Einheitliches Handeln aller Mitarbeitenden.
- Grundlage für Schulungen und Qualitätsmanagement.
Weiterführende Informationen
Eine Postordnung ist nur wirksam, wenn sie in der Praxis auch gelebt wird.
Der DVPT unterstützt Sie mit Mustervorlagen, Checklisten und praxisnahen Seminaren bei der Einführung und Umsetzung.
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