Ersetzendes Scannen und TR-RESISCAN:
zwei Themen, die zusammen gedacht werden sollten
Ersetzendes Scannen
beschreibt das Verfahren, bei dem Papierdokumente digitalisiert, weiterverarbeitet und Papieroriginale unter bestimmten Voraussetzungen ersetzt werden können. Entscheidend sind nachvollziehbare Prozesse, klare Verantwortlichkeiten, Qualitätssicherung und eine belastbare Dokumentation.
TR-RESISCAN
ist ein wichtiger technischer und organisatorischer Orientierungsrahmen für sichere Scanprozesse. Sie ist insbesondere für die öffentliche Hand und für Organisationen mit erhöhten Anforderungen an Nachweisbarkeit, Schutzbedarf und Revisionssicherheit relevant.
1. Orientierung
Wissen aufbauen, Begriffe klären, Zusammenhänge verstehen
2. Umsetzung
Verfahren entwickeln, Prozesse gestalten, Dokumentation aufbauen
3. TR-RESISCAN Vertiefung
Anforderungen übertragen, Schutzbedarf betrachten, Maßnahmen definieren
4. Readiness-Check
Dokumentationen, Regelungen und Nachweise prüfen
5. Auditierung
Tatsächliche Umsetzung und gelebte Prozesse bewerten
6. Zertifizierungs-
vorbereitung
Voraussetzungen schaffen, Partner identifizieren, Verfahren vorbereiten
Finden Sie den passenden Einstieg
Je nach Ausgangslage und Zielsetzung können unterschiedliche Einstiegsmöglichkeiten mit den dazu passenden Maßnahmen gewählt. Die Angebote dazu bauen aufeinander auf, können aber auch eigenständig oder in Kombination genutzt werden.
Wir möchten uns zunächst orientieren
Weiterbildungsangebote
Wir möchten ersetzendes Scannen aufbauen oder weiterentwickeln
Umsetzungsberatung Ersetzendes Scannen
Wir möchten ersetzendes Scannen aufbauen oder weiterentwickeln
Dieser Einstieg richtet sich an Organisationen, die ein Verfahren zum ersetzenden Scannen einführen, bestehende Scanprozesse weiterentwickeln oder organisatorisch belastbar absichern möchten.
Die Beratung betrachtet das gesamte Verfahren – vom Eingang papierbasierter Dokumente über Vorbereitung, Digitalisierung, Qualitätssicherung, Indexierung und Übergabe an DMS-, Archiv- oder Fachverfahren bis zum geregelten Umgang mit Papieroriginalen.
Typische Inhalte sind:
- Analyse bestehender Papier- und Scanprozesse,
- Entwicklung eines Zielbildes für ersetzendes Scannen,
- Organisatorische Prozessgestaltung,
- Verfahrensdokumentation,
- Postordnung und interne Regelwerke,
- Qualitätssicherung und Nachvollziehbarkeit,
- Rollen, Verantwortlichkeiten und Freigabeprozesse,
- GoBD-konforme Gestaltung digitaler Dokumentenprozesse,
- Qualifizierung beteiligter Mitarbeitender.
Ziel: Belastbare, rechtssichere und nachvollziehbare Verfahren aufbauen.
Nutzen Sie unser kostenfreies Analyse-Gespräch zur gemeinsamen Einordnung Ihrer Bedürfnisse und Wünsche.
Wir möchten ersetzendes Scannen aufbauen oder weiterentwickeln
TR-RESISCAN-Beratung
Dieser Einstieg richtet sich insbesondere an Organisationen der öffentlichen Hand sowie an Einrichtungen, die ihre Verfahren bewusst an der TR-RESISCAN ausrichten möchten.
Die TR-RESISCAN-Beratung unterstützt dabei, die Anforderungen der TR-RESISCAN fachlich zu verstehen, auf die eigene Organisation zu übertragen und in praxistaugliche Prozesse zu integrieren.
Typische Inhalte sind:
- Einordnung der TR-RESISCAN im Gesamtzusammenhang des ersetzenden Scannens,
- Analyse der relevanten Anforderungen,
- organisatorische Umsetzung der TR-RESISCAN-Anforderungen,
- Schutzbedarfsbetrachtung im Kontext der TR-RESISCAN,
- Transfervermerk und Prozessdokumentation,
- Einsatz von qualifizierten Signaturen oder Behördensiegeln, soweit erforderlich oder gewünscht,
- Qualitätssicherung und Kontrollmechanismen,
- Rollen und Verantwortlichkeiten,
- Verfahrensdokumentation,
- Vorbereitung auf interne Prüfungen oder mögliche spätere Zertifizierungen.
Die TR-RESISCAN-Beratung ist eine Spezialisierung innerhalb des übergeordneten Themenfeldes ersetzendes Scannen. Sie ist besonders dann sinnvoll, wenn Organisationen ihre Verfahren ausdrücklich TR-RESISCAN-orientiert aufbauen möchten.
Ziel: An der TR-RESISCAN ausgerichtete Verfahren gezielt umsetzen.
Nutzen Sie unser kostenfreies Analyse-Gespräch zur gemeinsamen Einordnung Ihrer Bedürfnisse und Wünsche.
Wir möchten bestehende Prozesse bewerten lassen
Readiness-Check und Auditierung
Dieser Einstieg richtet sich an Organisationen, die bereits digitalisieren oder Verfahren zum ersetzenden Scannen aufgebaut haben und nun wissen möchten, welche Voraussetzungen für eine TR-RESISCAN-orientierte Umsetzung oder für eine spätere Auditierung oder Zertifizierung bereits geschaffen wurden.
Der TR-RESISCAN Readyness-Check dient als strukturierte Standortbestimmung.
Ziel ist es festzustellen, ob die erforderlichen Dokumentationen, Regelungen und Prozessbeschreibungen vorhanden und vollständig sind und welche Handlungsfelder noch bestehen.
Im Rahmen des Readyness-Checks wird überprüft:
- ob die organisatorischen und dokumentarischen Anforderungen der TR-RESISCAN berücksichtigt wurden,
- ob die erforderlichen Dokumentationen und Nachweise vorhanden sind,
- ob die Beschreibungen vollständig und nachvollziehbar aufgebaut sind,
- welche Lücken oder Unklarheiten bestehen,
- welche Maßnahmen zur Erfüllung der Anforderungen noch erforderlich sind,
- welche Schritte zur Weiterentwicklung eines rechtssicheren Verfahrens zum ersetzenden Scannen empfohlen werden.
Betrachtet werden insbesondere das Vorhandensein und die Vollständigkeit von:
- Verfahrensdokumentationen,
- Postordnungen und organisatorischen Regelungen,
- Beschreibungen der Scan- und Qualitätssicherungsprozesse,
- Kontroll- und Freigabeverfahren,
- Rollen- und Berechtigungskonzepten,
- Transfervermerken und Prozessdokumentationen,
- Regelungen zum Umgang mit Papieroriginalen,
- Schnittstellenbeschreibungen zu DMS-, Archiv- und Fachverfahren,
- Nachweisen zur organisatorischen Umsetzung der TR-RESISCAN,
- Einbindung in GoBD-konforme Dokumentenprozesse,
- Qualifikations- und Schulungskonzepten.
Ergebnis
Die Organisation erhält einen Abschlussbericht mit:
- Bewertung des aktuellen Dokumentations- und Reifegrads,
- Identifikation von Lücken und Risiken,
- Priorisierung der Handlungsfelder,
- konkreten Handlungsempfehlungen,
- Maßnahmenplan zur weiteren Umsetzung.
Der Readyness-Check bestätigt nicht die tatsächliche Umsetzung der Anforderungen in der Praxis. Er zeigt vielmehr auf, inwieweit die Anforderungen der TR-RESISCAN berücksichtigt wurden und welche Schritte noch erforderlich sind.
Der DVPT kann eine TR-RESISCAN-Readiness-Bestätigung ausstellen, die den erreichten Vorbereitungs- und Dokumentationsstand dokumentiert.
Auditierung
Die Auditierung liefert eine unabhängige fachliche Einschätzung zur praktischen Umsetzung der beschriebenen Verfahren und schafft Transparenz über den tatsächlichen Umsetzungsgrad.
Während der Readyness-Check die Frage beantwortet: „Sind die erforderlichen Regelungen, Dokumentationen und Konzepte vorhanden und vollständig?“
beantwortet die Auditierung die Frage: „Werden die beschriebenen Anforderungen umgesetzt und in der Praxis eingehalten?“
Im Rahmen der Auditierung wird geprüft,
- ob die dokumentierten Prozesse tatsächlich gelebt werden,
- ob die Anforderungen der TR-RESISCAN praktisch umgesetzt wurden,
- ob die beschriebenen Maßnahmen wirksam eingeführt wurden,
- ob die Inhalte der Verfahrensdokumentation den tatsächlichen Abläufen entsprechen,
- ob organisatorische Regelungen verbindlich angewendet werden,
- ob Mitarbeitende entsprechend qualifiziert und geschult sind,
- ob die Qualitätssicherungsmaßnahmen tatsächlich durchgeführt werden,
- ob das Verfahren insgesamt den Anforderungen eines belastbaren Verfahrens zum ersetzenden Scannen entspricht.
Ergebnis
Die Organisation erhält einen Auditbericht mit:
- Feststellungen und Bewertungen,
- dokumentierten Abweichungen,
- Hinweisen zu Optimierungspotenzialen,
- Aussagen zum erreichten Umsetzungsstand,
- Einschätzung zur TR-RESISCAN-Konformität.
Darüber hinaus kann der DVPT ein DVPT-Zertifikat ausstellen, welches die durchgeführte Auditierung und die fachliche Bewertung dokumentieren.
| TR-RESISCAN Readyness-Check | Auditierung |
|---|---|
| Prüfung von Dokumentationen, Konzepten und Regelungen | Prüfung der tatsächlichen Umsetzung |
| Standortbestimmung | Fachliche Bewertung |
| Vollständigkeitsprüfung | Wirksamkeitsprüfung |
| Handlungsempfehlungen und Maßnahmenplan | Feststellung des Umsetzungsstands |
| „Was fehlt noch?“ | „Wurde korrekt umgesetzt?“ |
| Vorbereitungsphase | Bewertungsphase |
| Dokumenten- und Strukturprüfung | Praxis- und Umsetzungsprüfung |
| Readyness-Zertifikat | DVPT-Auditbericht und DVPT-Zertifikat |
Hinweis: Eine erfolgreiche Auditierung durch den DVPT begründet keinen Anspruch auf eine spätere Zertifizierung.
Zertifizierung
Organisationen, die eine formale Zertifizierung anstreben, können die Ergebnisse aus TR-RESISCAN Readyness-Check und Auditierung gezielt als Vorbereitung nutzen.
Die eigentliche Zertifizierung erfolgt durch hierfür zugelassene Zertifizierungsstellen, Auditoren oder akkreditierte Partner entsprechend den jeweils geltenden Anforderungen und Vorgaben des BSI.
Der DVPT selbst ersetzt keine offizielle Zertifizierungsstelle und führt keine formale BSI-Zertifizierung durch.
Der DVPT unterstützt Organisationen dabei,
- die Voraussetzungen für eine Zertifizierung systematisch aufzubauen,
- erkannte Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben,
- notwendige Dokumentationen und Nachweise vorzubereiten,
- mögliche Abweichungen bereits vor einer Zertifizierung zu erkennen und zu beheben,
- sowie geeignete Zertifizierungspartner zu identifizieren.
Auf Wunsch vermittelt der DVPT geeignete Partner und unterstützt Organisationen bei der Vorbereitung und Umsetzung notwendiger Maßnahmen bis zur eigentlichen Zertifizierung.
Ihr Nutzen
Die Kombination aus TR-RESISCAN Readyness-Check und Auditierung bietet Organisationen insbesondere folgende Vorteile:
- Transparenz über den aktuellen Umsetzungsstand,
- frühzeitige Identifikation von Lücken, Risiken und Handlungsfeldern,
- strukturierte Vorbereitung auf mögliche Zertifizierungsverfahren,
- geringerer Nachbesserungsaufwand im Rahmen späterer Audits oder Zertifizierungen,
- bessere Planbarkeit von Zeit-, Personal- und Projektaufwand,
- effizientere Zusammenarbeit mit Zertifizierungsstellen,
- reduzierte Projekt- und Umsetzungskosten durch frühzeitige Erkennung erforderlicher Maßnahmen,
- höhere Sicherheit bei der Umsetzung der Anforderungen der TR-RESISCAN und des ersetzenden Scannens.
Durch diesen mehrstufigen Ansatz können Organisationen ihre Verfahren zunächst analysieren, anschließend fachlich bewerten lassen und schließlich deutlich zielgerichteter und wirtschaftlicher in ein mögliches formales Zertifizierungsverfahren einsteigen.
Nutzen Sie unser kostenfreies Analyse-Gespräch zur gemeinsamen Einordnung Ihrer Bedürfnisse und Wünsche.
FAQs
