Controlling und Benchmark
Steuerung durch Zahlen und Vergleiche
Post- und Dokumentenlogistik umfasst in den Organisationen komplexe Prozesse – vom Posteingang über Digitalisierung, Postverteilung und Postausgang. Mit systematischer Ist-Aufnahme erhält man die Basis zur Analyse und Optimierung der Prozesse. Auf der Basis von Mengen, Kosten und Kostentreibern können Entscheidungen auf der Basis von Fakten vorbereitet und gefällt werden.
Benchmarking ergänzt das Bild, indem die eigenen Daten mit den Daten externer Organisationen verglichen werden. So wird sichtbar, ob Prozesse marktgerecht sind oder Dienstleister die vereinbarte Qualität liefern mit marktgerechtem Preis-Leistungsverhältnis liefern.
Der DVPT erfasst und analysiert in seinem standardisierten DVPT-Erfassungs- und Benchmarking-Tool Poststellen, Digitalisierungs- und Druckzentren. Über 200 Unternehmen nehmen seit vielen Jahren an diesen Benchmarks teil. So weiß man genau, wo man steht und in welchen Prozessen Veränderungen vorgenommen werden müssen, damit am sich zukunftssicher und konkurrenzfähig aufstellen kann.
Fazit
Controlling und Benchmarking sind unverzichtbar, um Post- und Dokumentenlogistik messbar und steuerbar zu machen. Wer Prozesse nicht regelmäßig misst, riskiert Kostenexplosionen, Qualitätsprobleme und ineffiziente Abläufe. Organisationen, die Kennzahlen erheben und mit Benchmarks vergleichen, treffen bessere Entscheidungen – und sichern sich Kostenvorteile, Qualität und Zukunftsfähigkeit.
Weiterführende Informationen
Der DVPT unterstützt Sie beim Aufbau von Kennzahlen, beim Benchmarking mit anderen Organisationen und bei der professionellen Auswertung Ihrer Post- und Logistikprozesse.
KPIs für Post- und Dokumentenlogistik
| Kennzahl (KPI) | Definition | Nutzen |
|---|---|---|
| Kosten pro Sendung | Gesamtkosten (Porto + Bearbeitung) geteilt durch die Anzahl der Sendungen. | Vergleichbarkeit von Abteilungen und Dienstleistern, Grundlage für Optimierungen. |
| Gesamtkosten Post/Dokumente | Summe aller Kosten (Porto, Paketdienste, Personal, Technik, Software). | Transparenz über das gesamte Budget, Identifikation von Kostentreibern. |
| Bearbeitungszeit pro Sendung | Durchschnittliche Zeit für Annahme, Sortierung und Weiterleitung. | Erkennen von Prozessschwächen und Automatisierungspotenzialen. |
| Digitalisierungsquote | Anteil der digitalisierten Dokumente im Posteingang (z. B. über Scanner/DMS). | Fortschritt bei der Digitalisierung messen und steuern. |
| Retourenquote | Anteil der zurückgesandten Sendungen an der Gesamtmenge. | Ursachenanalyse (falsche Adressen, Annahmeverweigerung), Qualitätssteigerung. |
| Zustellzeit (intern) | Zeit vom Paketeingang bis zur Zustellung beim Empfänger. | Optimierung interner Logistik, Minimierung von Liegezeiten. |
| Dienstleister-Performance | SLA-Erfüllung (z. B. Laufzeiten, Zustellqualität, Reklamationen). | Objektive Grundlage für Vertragsgespräche und Dienstleistersteuerung. |
| Nachweissendungen | Anteil und Bearbeitungsdauer von Einschreiben, PZA oder anderen Nachweisformen. | Sicherstellung von Fristen und rechtlicher Verbindlichkeit. |
| Kosten pro Abteilung/Standort | Verteilung der Post- und Paketkosten auf organisatorische Einheiten. | Genaue Zuordnung, Verantwortlichkeiten klären, interne Verrechnungen. |
| CO₂-Bilanz Postprozesse | Erfasste Emissionen durch Versand und interne Transporte. | Integration von Nachhaltigkeitszielen, Vergleich von Anbietern. |
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